Daftar Isi

Kata Pngantar

BAB I : PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang Masalah 

B.       Rumusan Masalah 

C.       Tujuan Penulisan 

D.      Metodologi Penulisan 

BAB II. KAJIAN TEORI

A.  Definisi Perpustakaan

B.  Dasar Hukum Perpustakaan

C.  Mengelola Perpustakaan 

BAB III. ANALISIS DESKRIPTIF KUALITATIF

A.  Analisis Konsep Pengelolaan dan Pengembangan Perpustakaan

B.  Konsep Pengelolaan dan Pengembangan Perpustakaan 

BAB IV.PENUTUP

A.  Kesimpulan 

Daftar Pustaka 

PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji hanya milik Allah Swt., hanya kepada-Nya kita menyembah dan hanya kepada-Nya kita memohon pertolongan dan perlindungan. Shalawat dan salam semoga senantiasa terlimpahkan kepada Nabi Muhammad Saw., keluarga, Shahabat, tabi’in, dan tabi’uttabi’in, serta para pengikutnya tsiqah mengikuti jejaknya.

Perpustakaan merupakan bagian yang terpenting di lingkungan sekolah, juga di masyarakat pada umumnya.Maka dari ini pada kesempatan ini kami mencoba melakakukan evaluasi seputar program pengelolaan perpuatakaan, semoga dengan ini diharapkan kita dapat memaksimalkan fungsi perpustakaan dengan sebaik-baiknya.Setelah menela’ah beberapa literatur terkait dengan Evaluasi Program Pendidikan, penulis mencoba mengangkat tema tentang Evaluasi Pengelolaan Perpustakaan, tema ini kami anggap penting mengingat sangat pentingnya sebuah pengambilan keputusan, saran dan kritik yang membangun sangat kami harapkan.

Terima kasih kepada Dosen Pembimbing, Prof. Dr. Abdul Madjid Latief, MM.,M.Pd. atas bimbingannya, semoga Allah memanjangkan usia kita dalam kebaikan.

BAB I

PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang Masalah

Perpustakaan adalah unit yang berada dibawah naungan suatu lembaga atau badan yang bertugas mengelola koleksi, memberi layanan, pengelolaan sarana dan prasarana, kerjasama jaringan dan melaksanakan administrasi bagi kepentingan lembaga induknya khususnya dan masyarakat pada umumnya.

Perpustakaan bertugas mengelola koleksi perpustakaan. Pengelolaan koleksi dimulai dengan pengembangan koleksi diturunkan dari tujuan dan program lembaga induknya yang disesuaikan dengan keperluan pengguna dalam lembaga iunduknya. Pembinaan dan pengembangan koleksi memperhatikan keseimbangan program kegiatan lembaga induknya dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.

Pemilihan bahan perpustakaan juga menentukan jenis dan media bahan perpustakaan yang perlu dimiliki. Pengembangan koleksi dapat diperoleh melalui pembelian, hadiah, atau tukar menukar terbitan antar lembaga lainnya.

Pada dasarnya, pengembangan koleksi perpustakaan menjadi tanggung jawab pustakawan, yang dilakukannya dengan menggunakan berbagai alat bantu seperti katalog penerbit, tinjauan pustaka dalam majalah ilmiah dan sejenisnya, dan sumber-sumber lain dari internet. Dalam mengembangkan koleksi perpustakaan, pustakawan dibantu oleh team ahli dan pengguna perpustakaan lainnya.

Koleksi perpustakaan harus lengkap dalam arti memadai besarnya dan beragam subjeknya agar dapat menunjang tujuan dan program lembaga induknya. Besarnya koleksi ditentukan oleh berbagai faktor seperti jumlah program kegiatan lembaga induk.

Selain itu, jumlah pengguna harus  pula dipertimbangkan untuk menghitung jumlah eksemplar setiap judul. Jumlah eksemplar ini perlu dibatasi agar jangan menghabiskan terlalu banyak dana yang terbatas jumlahnya, yang sebaiknya digunakan untuk membeli judul lain.  Selain mempertimbangkan kepentingan program lembaga induknya.  Koleksi perpustakaan perguruan tinggi harus memberikan kesempatan kepada pengguna untuk  mengembangkan dirinya sesuai dengan bakat dan cita-citanya.

B.     Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka kami merumuskan penulisan makalah ini ke dalam dua pertanyaan berikut ini:

1.    Apa yang dimaksud dengan evaluasi program perpustakaan?

2.    Bagaimana konsep pengelolaan perpustakaan yang ideal?

C.    Tujuan Penulisan

Penulisan makalah ini bertujuan:

1.    Memahami dengan baik program perpustakaan

2.    Memahami dengan baik konsep pengelolaan perpustakaan yang ideal

3.    Menambah Khazanah keilmuan

4.    Memenuhi tugas Evaluasi Program Pendidikan

D.    Metodologi Penulisan

Metodologi penulisan makalah ini adalah research library yang saya lakukan dengan menela’ah buku-buku, artikel, dan jurnal yang berkaitan dengan manajemen keuangan pendidikan, setelah itu mencoba melakukan penelitian sederhada di lingkungan sekolah.

  

BAB II

KAJIAN TEORI

A.  Definisi Perpustakaan

Dalam bahasa Arab kata perpustakaan yaitu  مكتبة , dalam bahasa inggris kata perpustakaan berarti library. Secara umum pengertian perpustakaan yaitu Perpustakaan yang berada dibawah naungan suatu badan yang bertugas mengelola koleksi perpustakaan, memberi layanan, pengelolaan sarana dan prasarana, kerjasama jaringan dan melaksanakan administrasi perpustakaan bagi kepentingan lembaga induknya khususnya dan masyarakat pada umumnya.

B.  Dasar Hukum

Penyelenggaraan perpustakaan untuk melaksanakan fungsi-fungsi itu, harus didasari suatu landasan hukum, misalnya untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi, darar hukumnya adalah  sebagai berikut:

1.      Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

2.      Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya No. 132/KEP/M.PAN/12/2002

3.      Peraturan Pemerintah No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi

4.      Peraturan Pemerintah No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi sebagai Badan Hukum Milik Negara

5.      Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 234/U/2003 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi

6.      Surat Edaran Bersama Menteri Pendidikan dan Kebudayaan serta Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara, No. 53649/MPK/1988, No. 15/SE/1988

C.  Fungsi Perpustakaan

Fungsi Edukatif

Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika. Koleksi perpustakaan yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.

Fungsi Informatif

Perpustakaan merupakan sumber informasi bagi pencari dan pengguna informasi. Di tengah ledakan informasi (science information exploition) perpustakaan seyogianya mengelola informasi agar mudah diakses. dengan pengorganisasian pengelolaan informasi seutuhnya.

Fungsi Riset

Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutahir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan  pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.

Fungsi Rekreatif

Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun kreatifitas  dan pengembang minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.

Fungsi Administratif

Perpustakaan memfasilitasi informasi mengenai kebijakan-kebijakan pemerintah yang dihimpun, dikelola, dilestarikan dan didayagunakan sepenuhnya untuk kepentingan pembangunan dalam berbagai bidang. Mempersiapkan materi ini berati mempermudah pemberian informasi untuk pelaksanaan program dan pengembangan implementasi pembangunan masyarakat. Sebagai pelaksana pengabdian kepada masyarakt, seluruh kebijakan pemerintah dalam aspek pembangunan baik yang dilaksanakan secara regional maupun nasional, seharusnya dapat ditelusur,dikaji dan diteliti di perpustakaan.

           Fungsi Publikasi

Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan perguruan tingginya.

           Fungsi Deposit

Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya yang dihasilkan oleh perguruan tingginya.

           Fungsi Interpretasi

Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.

D.    Mengelola Perpustakaan

1.    Tugas Perpustakaan

§ Mengelola koleksi perpustakaan,

§ Memberi layanan,

§ Mengelola sarana dan prasarana,

§ Membangun kerjasama jaringan,  dan

§ Melaksanakan administrasi

Pelayanan teknis adalah pelayanan yang berkaitan dengan pengembangan koleksi perpustakaan dengan cara pemilihan yang tepat. Bagian ini juga melakukan pengolahan bahan perpustakaan dengan melakukan  regristasi, menglasifikasi, mengatalog, dsb. untuk kemudian dapat disimpan dalam rak dan dimanfaatkan oleh pengguna.

Bagian Pelayanan pengguna pada umumnya terbagi atas dua bagian, yakni Subbagian layanan sirkulasi dan Subbagian layanan rujukan. Bagian Pelayanan merupakan bagian yang langsung berhubungan dengan pengguna dengan tugas melayani peminjaman koleksi, mencarikan informasi, memberikan konsultasi dsb. Administrasi perpustakaan mengurus masalah kesekretariatan, keuangan, perlengkapan, kepegawaian, dan kerumahtanggaan. Di beberapa perpustakaan terdapat pula bagian lain seperti Bagian Multimedia  dan Bagian Koleksi Langka.

Struktur organisasi perpustakaan dapat berkembang sesuai dengan fungsinya, misalnya  fungsi  1) penelitian dan pengembangan, 2) pengelolaan koleksi, 3) pelayanan penguna, 4) jaringan kerja sama dan 5) administrasi perpustakaan.

Bagian-bagian ini dapat berkembang menjadi beberapa sub-bagian seperti Pelayanan kepada pengguna yang dapat terdiri dari subbagian layanan sirkulasi dan subbagian layanan rujukan. Untuk efektivitas dan efisiensi organisasi, maka subbagian-subbagian dapat digabungkan menjadi satu misalnya a) kesekretariatan, b) keuangan, c) kepegawaian, d) perlengkapan dan e) kerumahtanggaan menjadi bagian administrasi perpustakaan.

Dalam menyusun organisasi, pimpinan dapat membentuk Tim Perpustakaan yang terdiri atas wakil  pengguna yang mewakili kelompok tertentu dan keahlian tertentu; dan diangkat untuk kurun waktu tertentu. Tugas tim ini adalah 1) membantu pustakawan dalam menerjemahkan program dan kebijakan lembaga ke dalam kebijakan dan program perpustakaan dan 2)  turut “memperjuangkan” kepentingan perpustakaan kepada pimpinan. Sidang Pustakawan adalah sekelompok pustakawan berpengalaman yang dibentuk oleh pimpinan yang bertugas untuk membantu kepala perpustakaan dalam menentukan kebijakan dan memecahkan berbagai masalah.

Perkembangan teknologi komunikasi dan informasi memberikan dampak dalam pengelolaan perpustakaan, sehingga muncul berbagai konsep yang menggambarkan pemanfaatan teknologi tersebut di perpustakaan seperti perpustakaan terotomasi, sistem perpustakaan digital yang disebut juga perpustakaan elektronik (digital libary system), e-services, e-resources, dll. Namun sebenarnya, perpustakaan yang sepenuhnya berbasis digital dan/atau elektronik secara mutlak belum bisa terjadi pada era informasi tercanggih sekalipun. Perpustakaan masih tetap akan mengelola koleksi tercetak disamping koleksi digital. Untuk melihat gambaran perpustakaan pada yang telah memanfaatkan teknologi informasi dapat dilihat gambar 4 berikut ini: 

Sebagai suatu organisasi perpustakaan juga memerlukan dana. Jumlah dana yang memadai harus disediakan agar perpustakaan mampu menunjang kegiatan lembaga induknya. Peningkatan jumlah dana di atas perlu disesuaikan dengan kebutuhan pengembangan perpustakaan.

Efisiensi dana dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya, dengan tidak membangun perpustakaan di berbagai lokasi dalam suatu lembaga sehingga duplikasi koleksi dapat dihindari dan titik layanan dapat dikurangi. Hal ini berarti efisiensi terhadap sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

Bentuk efisiensi lain adalah penempatan terminal komputer di unit-unit lain di dalam lembaga untuk mempermudah pengguna mengakses informasi yang dipusatkan di perpustakaan. Kerja sama antar perpustakaan dalam bidang pengembangan koleksi dan pelayanan akan mengurangi duplikasi pengadaan bahan perpustakaan  di perpustakaan yang menajdi anggota jaringan kerja sama. Kerja sama perpustakaan dapat pula diselenggarakan dalam pengolahan bahan perpustakaan seperti pembuatan katalog oleh penyalur buku atau lembaga lainnya di luar perpustakaan.

Di samping untuk keperluan yang lazim bagi sebuah lembaga seperti gaji pegawai, bahan habis pakai, perlengkapan kantor dan pemeliharaan gedung, dana perpustakaan diperlukan untuk mengembangkan koleksi dan membeli perlengkapan perpustakaan seperti perlengkapan pandang-dengar, komputer dan rak buku.

Tidak ada rumus yang umum untuk menentukan berapa dana yang harus dialokasikan untuk perpustakaan, tetapi jumlahnya harus memadai. Tugas perpustakaan ialah menyusun rencana anggaran setiap tahun, yang merinci keperluan dana selama tahun anggaran bersangkutan.

Perpustakaan perlu memperhatikan berawal dan berakhirnya tahun anggaran. Anggaran berawal pada tanggal 1 Januari dan berakhir pada tanggal 31 Desember.  Dana yang sifatnya tambahan (suplemen) bergantung kepada tahun anggaran pemberi dana. Dana yang berasal dari berbagai sumber itu hendaknya dimanfaatkan dengan bijaksana  agar jangan terjadi pembelanjaan yang tumpang-tindih.

2.      Karyawan dan Tugasnya

Selain dana, perpustakaan memiliki karyawan perpustakaan yang mengelola perpustakaan yang terdiri dari tiga golongan yaitu:

a.       pustakawan dengan pendidikan kesarjanaan dalam ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi atau sarjana bidang lain yang memiliki kompetensi teknis perpustakaan, dan asisten pustakawan dengan pendidikan ilmu perpustakaan,  dokumentasi dan informasi  tingkat diploma atau yang sederajat.

b.      tenaga fungsional lain dengan pendidikan keahlian tingkat perguruan tinggi termasuk pranata komputer , ahli arsip dan ahli teknologi informasi.

c.       tenaga administrasi perpustakaan

Adakalanya perpustakaan merekrut sarjana berbagai bidang ilmu sebagai tenaga ahli subjek untuk ditempatkan di bagian layanan rujukan atau bagian pengolahan bahan perpustakaan.

3.      Koleksi

Perpustakaan bertugas mengelola koleksi perpustakaan. Pengelolaan koleksi dimulai dengan pengembangan koleksi diturunkan dari tujuan dan program lembaga induknya yang disesuaikan dengan keperluan pengguna dalam lembaga iunduknya. Pembinaan dan pengembangan koleksi memperhatikan keseimbangan program kegiatan lembaga induknya dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.

Pemilihan bahan perpustakaan juga menentukan jenis dan media bahan perpustakaan yang perlu dimiliki. Pengembangan koleksi dapat diperoleh melalui pembelian, hadiah, tukar menukar terbitan antar lembaga lainnya.

Pada dasarnya, pengembangan koleksi perpustakaan menjadi tanggung jawab pustakawan, yang dilakukannya dengan menggunakan berbagai alat bantu seperti katalog penerbit, tinjauan pustaka dalam majalah ilmiah dan sejenisnya , dan sumber-sumber lain dari internet. Dalam mengembangkan koleksi perpustakaan, pustakawan dibantu oleh tim ahli dan pengguna perpustakaan lainnya.

Koleksi perpustakaan harus lengkap dalam arti memadai besarnya dan beragam subjeknya agar dapat menunjang tujuan dan program lembaga induknya. Besarnya koleksi ditentukan oleh berbagai faktor seperti jumlah program kegiatan lembaga induk.

Selain itu, jumlah pengguna harus  pula dipertimbangkan untuk menghitung jumlah eksemplar setiap judul. Jumlah eksemplar ini perlu dibatasi agar jangan menghabiskan terlalu banyak dana yang terbatas jumlahnya, yang sebaiknya digunakan untuk membeli judul lain.  Selain mempertimbangkan kepentingan program lembaga induknya.  Koleksi perpustakaan perguruan tinggi harus memberikan kesempatan kepada pengguna untuk  mengembangkan dirinya sesuai dengan bakat dan cita-citanya.

Perpustakaan minimal mempunyai

·         Koleksi rujukan yang merupakan tulang punggung perpustakaan dalam menyediakan informasi yang  akurat. Berbagai bentuk dan jenis informasi seperti data, fakta, dan lain-lain dapat ditemukan dalam koleksi rujukan. Oleh sebab itu, perpustakaan perlu melengkapi koleksinya dengan berbagai jenis koleksi  rujukan seperti ensiklopedi umum dan khusus, kamus umum dan khusus, buku pegangan, direktori, abstrak, indeks, bibliografi, berbagai standar, dan sebagainya baik dalam bentuk buku maupun non buku.

·         Perpustakaan harus menyediakan bahan untuk memenuhi tujuan lembaga.

·         Untuk melengkapi informasi yang tidak terdapat di dalam buku dan buku rujukan, perpustakaan melanggan bermacam-macam terbitan berkala seperti majalah umum, jurnal, dan surat kabar. Terbitan ini memberikan informasi mutakhir mengenai keadaan atau kecenderungan perkembangan ilmu dan pengetahuan.

·         Berbagai terbitan pemerintah seperti lembaran negara, himpunan peraturan negara, kebijakan, laporan tahunan, pidato resmi, dsb. Perpustakaan perlu mengantisipasi kebutuhan para penggunanya sehingga koleksi terbitan pemerintah, baik dari pemerintah pusat, pemerintah daerah, departemen, non-departemen, maupun lembaga pemerintah lainnya dapat memperoleh perhatian.

·         Selain terbitan pemerintah, koleksi  yang menjadi minat khusus lembaga seperti budaya daerah, atau bidang khusus lainnya juga perlu diperhatikan. Di perpustakaan harus tersedia berbagai format bahan yang harus selalu disesuaikan dengan perubahan program lembaga induk karena masing-masing pustaka tersebut mengandung informasi yang berbeda pula, terutama bila ditinjau dari tingkat ketelitian, cakupan isi, maupun kemutakhirannya.

4.      Pelayanan

Layanan perpustakaan yang lazim diberikan kepada pengguna perpustakaan adalah layanan sirkulasi. Selain itu, layanan lain seperti  layanan rujukan, silang layan, dan pendidikan kepada pengguna juga disediakan oleh perpustakaan. Seluruh kegiatan layanan perpustakaan dapat dilakukan baik secara manusal maupun terkomputerisasi.

5.      Gedung dan Fasilitas Perpustakaan

Semua kegiatan perpustakaan dilaksanakan di dalam gedung perpustakaan yang khusus dirancang sesuai dengan fungsi perpustakaan sehingga berbeda dengan perancangan gedung perkantoran atau gedung umum lainnya. Keterlibatan pustakawan dalam perancangan gedung perpustakaan sangat menentukan keberhasilan perancangan yang memenuhi persyaratan sebuah gedung perpustakaan. Jika dianggap perlu, pustakawan dapat dibantu oleh konsultan yang berpengalaman dalam perancangan gedung perpustakaan.

Fasilitas perpustakaan adalah perabotan dan peralatan yang harus ada di perpustakaan. Perabotan adalah perlengkapan fisik yang diperlukan di dalam ruang perpustakaan sebagai penunjang fungsi perpustakaan seperti berbagai meja-kursi kerja dan layanan, berbagai rak, berbagai jenis lemari dan laci, kereta buku, dan lain-lain. Peralatan adalah perangkat atau benda yang digunakan sebagai daya dukung pekerjaan administrasi dan pelayanan seperti mesin tik, komputer, printer, scanner, mesin fotokopi, alat baca mikro dan lain-lain. Keterlibatan pustakawan dan tenaga administrasi sangat menentukan pengadaan fasilitas perpustakaan ini, sehingga ketersediaan koleksi perpustakaan menjadi bermakna karena dukungan fasilitas yang dirancang dengan baik.

6.      Evaluasi Kinerja Perpustakaan

Evaluasi kinerja merupakan suatu proses umpan balik atas kinerja masa lalu yang berguna untuk meningkatkan produktifitas. Sebagai suatu proses yang berkelanjutan, evaluasi kinerja menyediakan informarsi mengenai kinerja dalam hubungannya terhadap tujuan dan sasaran. Dengan melakukan evaluasi kinerja, perpustakaan dapat melihat keberhasilan atau kegagalannya. Disamping itu ukuran tersebut dapat dijadikan bahan untuk evaluasi program perpustakaan.

  

BAB III

ANALISIS DESKRIPTIF KUALITATIF 

(Metode Evalusi)

A.    ANALISIS KONSEP DAN PERENCANAAN PERPUSTAKAAN

Keberadaan perpustakaan yang saat ini menjadi kebutuhan dunia pendidikan dan konsumen pendidikan merasa sangat diperlukan. Perpustakaan menjadi lahan yang strategis untuk menumbuhkan dan menarik minat baca peserta didik maupun masyarakat umum. Perihal dengan keberadaannya yang sangat dibutuhkan ini maka tidak hanya organisasi sekolah saja sebagai penyelenggara pendidikan untuk menyediakan sarana tersebut tetapi juga instansi pemerintah dan lembaga lain yang dapat membuat dan mendirikan dunia baca sendiri atau perpustakaan demi terpenuhinya kebutuhan baca masyarakat luas.

Disekolah-sekolah telah banyak diresmikan perpustakaan yang tidak hanya menyediakan buku sebagai ruang baca tetapi juga telah didukung oleh sarana dan fasilitas yang mengikuti perkembangan teknologi informasi yang sedang terjadi dewasa ini. Sedangkan untuk sekolah-sekolah yang belum membuat perpustakaan sebagai ruang baca peserta didik, telah berupaya keras untuk mewujudkan berdirinya perpustakaan tersebut. Sehingga peserta didik mendapat kesempatan untuk memiliki dunia ilmu pengetahuan lebih cepat. Dan menghindari mereka dari pengaruh-pengaruh negatif yang ditimbulkan dari teknologi informasi yang serba modern saat ini.

Perkembangan perpustakaan di setiap sekolah berbeda-beda sesuai dengan kondisi sekolah dan kemampuan mereka dalam pengelolaannya. Dapat dipastikan dengan jaman yang semakin berkembang ini maka pengelolaan perpustakaan pun haruslah disesuaikan dengan perkembangan yang ada. Pengelolaan perpustakaan ini juga dapat menjadi nilai jual ketika kita berbicara tentang sekolah diluar sekolah negeri yang semestinya memiliki daya tarik untuk menarik minat calon peserta didik untuk menimba ilmu disekolah tersebut.

Penerapan Sistem Informasi (SI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan.Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan Sistem Informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan Sistem Informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan Sistem Informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan  banyak diukur dari penerapan Sistem Informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan  SI sangat  berhubungan dengan  peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum.

B.     KONSEP DAN PERENCANAAN DALAM PERPUSTAKAAN

Penerapan Sistem Informasi di  perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:

    1.     Penerapan Sistem Informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi,  sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.

    2.     Penerapan Sistem Informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan SI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.

Kedua fungsi penerapan Sistem Informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi  tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan Sistem Informasi yang mendukung keduanya. Dalam makalah ini selanjutnya akan membahas tentang automasi perpustakaan.

Faktor Penggerak

- Kemudahan mendapatkan produk SI

- Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk SI

- Kemampuan dari Sistem Informasi

- Tuntutan layanan masyarakat serba “klick”

Alasan lain

- Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan

- Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan

- Meningkatkan citra perpustakaan

- Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.

Peranan Katalog dalam Automasi Perpustakaan

Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen.Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.

Cakupan dari Automasi Perpustakaan

- Pengadaan koleksi

- Katalogisasi, inventarisasi

- Sirkulasi, reserve, inter-library loan

- Pengelolaan penerbitan berkala

- Penyediaan katalog (OPAC)

- Pengelolaan anggota

Bagaimana mengenai Layanan Referens ?

Layanan referens tidak termasuk dalam bagian yang terintegrasi dari suatu sistem automasi perpustakaan, namun yang lebih penting adalah penyediaan Sistem Informasi yang digunakan dalam layanan referens. Layanan informasi referens dikembangkan dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital yang dikemas dalam CD-ROM dan akses informasi ke jaringan luar (LAN, WAN,  Internet)

Peran CD-ROM

Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text,  dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer.

Media back-up / cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain.

Peran Internet

- Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet.

- Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi.

- Untuk membuat homepage, penyebarluasan katalog dan informasi.

Keperluan Pengguna

Pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Dengan begitu diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan Sistem Informasi sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan.

Apa yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam mengautomasikan perpustakaannya :

- Paham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur  dari AP

- Paham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem

- Paham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance.

- Paham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem

- Paham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja

Unsur-unsur  Automasi Perpustakaan

Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau syarat tersebut adalah :

1. Pengguna (users)

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan.Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan.Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ?Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ?Apakah pelatihan dibutuhkan?Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan.Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan.Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.

Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer .Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.

Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem.Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.

2. Perangkat Keras (Hardware)

Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang  memerlukan program untuk menjalankannya.

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.

Kecenderungan perkembangan komputer :

- Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar

- Harga terjangkau (murah)

- Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi

- Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan

Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.

3. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur  untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).

Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari   luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware  dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya  sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip.  Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala,  sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.

  

BAB III

KESIMPULAN

Perpustakaan merupakan media yang sangat penting dalam rangka mendukung dan memenuhi kebutuhan informasi yang sangat berkembang. Yang kebutuhan ini juga diperlukan oleh peserta didik selaku konsumen dari pendidikan yang berjalan di Indonesia. Perpustakaan menjadi kebutuhan yang harus dipenuhi setiap sekolah sebagai tempat dan wadah dalam menuntut ilmu, namun pemenuhannya sesuai dengan kondisi dan kemampuan sekolah masing-masing. Keseluruhan komponen yang terdapat dalam perpustakaan juga semakin lama harus semakin dilengkapi sehingga pemakaian perpustakaan akan maksimal dan memberikan manfaat yang maksimal juga.

Salah satu cara yang dilakukan untuk pengembangan perpustakaan adalah dengan memberikan sentuha SI atau yang bisa juga disebut dengan Sistem Informasi yang cocok ddigunakan dalam dunia perpustakaan. Segala hal yang menjadi rangkaiannya dilakukan sebaik mungkin tanpa harus menghilangkan manfaat dan kegunaan perpustakaan itu sendiri, karena pemberlakuan SI ini akan mampu membantu memudahkan dalam pengelolaan perpustakaan. Ketika SI ini telah diberlakukan dalam suatu perpustakaan kemudian hal itu harus dijaga dan dipelihara sehingga manfaat yang baik akan dirasakan dalam jangka waktu yang lama.

Unsur dan syarat automasi perpustakaan ada banyak.Biasanya, pustakawan berharap terlalu banyak dari sistem ini dan oleh karenannya merasa kecewa bilamana sistem tersebut tidak bekerja seperti yang diharapkan.Untuk memastikan adanya keberhasilan dalam automasi perpustakaan dibutuhkan kerjasama yang optimal dan berkelanjutan diantara pengguna sehingga tercipta kepuasan diantara pengguna, suatu penilain mendalam mengenai kebutuhan-kebutuhan pengguna harus dilakukan sebelum rencana detail untuk automasi dilakukan.Perlu tersedianya staf (pustakawan, operator, teknisi/administrator) yang terlatih.Seluruh anggota staf harus mengerti tentang sistem automasi perpustakaan.

Daftar Pustaka

http://www.pnri.go.id/; Perpustakaan Nosional Republik Indonesia

Fakih, Mansour, 2000. Runtuhnya Teori Pembangunan dan Globalisasi, Yogyakarta: Insist Press dan Pustaka Pelajar.

Freire, Paulo, 2000. Pendidikan Kaum Tertindas, alih bahasa Oetomo Dananjaya dkk. Jakarta: LP3ES.

Joesoef, Daoed, 2001. “Pembaharuan Pendidikan dan Pikiran”, dalam Sularto ( ed .). Masyarakat Warga dan Pergulatan Demokrasi: Antara Cita dan Fakta. Jakarta:

Muhadjir, Noeng, 1987. Ilmu Pendidikan dan Perubahan Social: Suatu Teori Pendidikan. Yogyakarta: Reka Sarasih

Othman, Ali Issa, 1981. Manusia Menurut al-Ghazali, alih bahasa Johan Smit dkk. Bandung: Pustaka.

Shane, Harlod G.1984. Arti Pendidikan bagi Masa Depan. Jakarta: Rajawali Pers.

Suyanto, 2007, “Tantangan Profesionalisme Guru di Era Global”, Pidato Dies Natalis ke-43 Universitas Negeri Yogyakarta, 21 Mei.